Surat Dagang ataus Surat Niaga, lengkap dengan pengertian, ciri-ciri dan contoh-contoh.

Surat Dagang atau Niaga

Surat Niaga adalah surat resmi yang yang dibuat untuk kebutuhan perdagangan. Isi surat ini berupa penawaran jual-beli yang berhubungan dengan barang/jasa. Surat ini juga berfungsi sebagai jalinan kerjasama dengan pihak lain.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat dagang :

1. Tujuan surat harus jelas, alamat dan nama penjual/ took/distributor.

2. Isi dan maksut surat harus jelas, seperti :

a. Menuliskan nama dan jenis barang

b. Menuliskan nama merk dan kualitas barang

c. Menuliskan Jumlah barang yang di diinginkan/dipesan.

3.  Urutan struktur surat harus benar.

4. Menggunakan kalimat yang jelas, singkat dan mudah untuk dipahami.

5. Menggunakan bahasa yang baku, sopan dan kalimat yang santun.

6. Perhatikan tanda baca dan ejaan dalam penulisan surat, serta hindari penggunaan singkatan.

Jenis – Jenis Surat Niaga

1.  Surat Perkenalan

Yaitu surat yang dibuat oleh penjual kepadsa calon pembeli untuk memperkenalkan produk jasa/barang yang baru dirilis.

a.   Contoh surat perkenalan produk kosmetik.

PT. MAJU TERUS
Jl. Perjuangan No. 123 Jakarta
Telp. 123456789 Fax. 123456789

Jakarta, 02 Mei 2018

No. : 032/PNWRN/2018
Hal : Penawaran Barang
Lamp. : 1 Berkas

Kepada Yth
PT. MAJU MUNDUR
Di,- Tasikmalaya

Dengan Hormat

Dengan surat ini kami bermaksud memperkenalkan perusahaan kami PT. MAJU TERUS, dengan alamat di Jl. Perjuangan No. 123, Jakarta. Kami adalah perusahaan yang bergerak dibidang distributor kosmetik dan telah bekerja sama dengan berbagai toko dan perusahaan yang bergerak dibidang kosmetik.

Karena itu sesuai informasi yang kami peroleh, PT. MAJU MUNDUR adalah perusahaan yang menjual berbagai produk kosmetik yang sedang berkembang pesat dan membutuhkan pasokan kosmetik dengan harga yang bersaing.

Sehubungan hal itu, kami berniat untuk memperkenalkan produk yang kami miliki, dengan harapan untuk bisa menjalin kerjasama dengan anda. Sebagai bahan pertimbangan dan evaluasi untuk anda, bersama ini kami melampirkan jenis barang dengan detail beserta daftar harganya.

Demikian surat perkenalan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja samanya kami sampaikan banyak terima kasih.

Hormat kami,

Surya Syahputra

b.   Contoh surat perkenalan usaha

CV AGUNG JAYA

DISTRIBUTOR BUKU DAN ALAT – ALAT TULIS

Jl. Panorama no. 34, Kota Makasar – telp. 53574065

No.    : 23/A.1/II/2018                                                     Makassar, 02 Mei 2018

Lamp. : –

Hal : Perkenalan Usaha

Kepada Yth.

Kepala SMK Widya Bakti

Jl. Suryo Pranoto No. 54

Bangka Belitung

Dengan hormat,

Dalam rangka menunjang kelancaran penyediaan kebutuhan buku pelajaran dan alat tulis kantor di lingkungan lembaga pendidikan formal maupun non formal.

Dengan ini kami memperkenalkan diri bahwa kami adalah perusahaan yang bergerak dibidang penyaluran buku – buku pelajaran dari berbagai penerbit serta alat tulis kebutuhan sekolah. Hingga saat ini telah melayani 200 sekolah di berbagai kota di P. Jawa baik sekolah negeri maupun sekolah swasta. Dalam kesempatan ini kami mencoba kemungkinan di masa yang akan datang dapat membantu menyediakan pasokan buku – buku pelajaran, buku tulis, dan alat – alat tulis kebutuhan sekolah yang Bapak pimpin. Adapun untuk harga dan layanan penjualan dan purna jual akan tetap kami jamin dengan memuaskan.

Demikian perkenalan kami dan untuk di masa yang akan datang kami berharap dapat membantu penyediaan kebutuhan buku pelajaran dan alat tulis. Atas perhatian Bapak kami ucapka terima kasih.

Hormat kami,

Ahmad Subari

                                                                   (dikutip dari www.suratresmi.id)

2.  Surat Permintaan Penawaran

Yaitu surat yang buat oleh calon pembeli kepada penjula yang berisi tentang permintaan penawaran produk yang mereka jual.

a.   Contoh surat permintaan penawaran berdasarkan surat perkenalan

PT. BOHADO INNA
Jl. Perkutut No. 123
Jakarta

Jakarta, 30 April 2018

Nomor : I/123/April/2018
Hal : Permintaan Penawaran Barang atau Jasa dan Daftar Harga

Kepada,
Yth. Pimpinan PT MUMBANG LONONG
Jl. Sukses Blok Emplasmen
Banda Aceh

Dengan hormat,

Sehubungan dengan surat perkenalan barang yang anda kirimkan pada tanggal 25 April 2018 lalu, kami merasa tertarik dengan beberapa paket produk  kecantikan yang Bapak / Ibu tawarkan.

Karena ketertarikan perusahaan kami tersebut, kami meminta agar perusahaan anda memberikan informasi yang lebih lengkap mengenai :

1.   Daftar produk setiap paketnya dengan lebih mendetail

2.   Daftar harga produk setiap paket

3.   Cara pembelian produk barang atau jasa yang sekaligus cara pembayarannya

Demikianlah surat permintaan penawaran barang atau jasa ini kami buat dengan harapan mendapatkan penjelasan seperti yang kami inginkan. Kami akan mempertimbangkan kembali pemesanan setelah kami mempelajari ulang penjelasan dari anda.

Atas waktu dan perhatiannya kami ucapkan terimakasih.

Hormat Kami,

Anton Sanjaya

b.   Contoh surat permintaan penawaran produk

PT. MAJU MUNDUR

Jl. Pahlawan No 4

Bandung

Bandung, 30 April 2018

No          : 121/IX/8479/06/2018

Perihal    : Permintaan Penawaran Produk

Kepada Yth.

PT SAGA SUKSES MAKMUR

Jln. Kemajuan Pesat No 121

Jakarta

Dengan Hormat,

Sehubungan dengan Surat Pengenalan Produk yang telah Bapak/Ibu kirim sebelumnya, kami tertarik untuk membeli berbagai kebutuhan peralatan kantor yang Anda tawarkan.

Untuk itu kami mohon Bapak/Ibu dapat mengirimkan beberapa informasi yang kami butuhkan sebagai berikut :

1.      Rincian Barang yang lebih detail

2.      Daftar Harga

3.      Cara pemesanan dan pembayaran

Pemesanan akan kami lakukan setelah mempertimbangkan kembali informasi diatas yang telah kami terima. Semoga surat ini menjadi awal hubungan kerjasama yang baik antar perusahaan kita.

Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

PT. Maju Mundur

Anton Sanjaya

                                                                   ( dikutip dari www.suratresmi.id)

3.  Surat Penawaran

Yaitu surat yang dikirim oleh penjual kepada calon pembeli yang isisnya menawarkan produk barang atau jasa. Bisa juga sebagai surat balasan dari surat permintaan penawaran.

a Contoh surat penawaran jasa kerjasama

PT. KARYA ILMIAH
Jln. Anggrek No. 69 MADIUN
No. Telp 0856449836632
karyailmiah@gmail.com

Madiun, 01 Mei 2018

Hal : Penawaran Kerjasama
Lamp. : Katalog

Kepada Yth,
Bpk. Afifuddin
Pimpinan CV. Karya Nusantara
Jln. Bumi Hijau No. 36 Surabaya

Dengan hormat,
Kami dari PT. Karya Ilmiah bermaksud untuk menawarakan kerjasama dengan CV. Karya Nusantara untuk menjadi distributor produk-produk kami yang berupa :

1.   Perlengkapan Sound System

2.   Interior Dapur

Kami dari perusahaan akan memberikan kompensasi yang bisa dinegosiasikan kepada CV. Karya Nusantara jika bersedia menjadi distributor resmi produk dari perusahaan kami.

Mekanisme mengenai kerjasama dapat kami jelaskan lebih lanjut apabila CV. Karya Nusantara tertarik dengan penawaran kerjasama yang kami sampaikan.

Demikian surat penawaran kerjasama ini, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terimakasih.

Hormat Kami,

Ahmad Subari

                                                         ( dikutip dari www.suratresmi.id)

b.   Contoh surat penawaran produk computer

PT. UNTUNG KOMPUTER

Jl. Perjuangan No. 123

Malang

Malang, 03 Mei 2018

Kepada

Yth. Manajer General Affair

PT. Ahmad Jaya

Jl. Jakarta 23

Malang

Dengan hormat,

Melalui surat ini, perkenalkan kami dari Perusahaan yang bernama PT. Untung Komputer yang bekerja di bidang distributor alat dan perlengkapan komputer.

Menurut informasi yang kami peroleh, PT. Ahmad Jaya adalah perusahaan properti yang sedang berkembang pesat dan akan membuka lagi beberapa kantor pemasaran di Malang. Sehubungan dengan hal itu, perkenankanlah kami menawarkan beberapa produk alat dan perlengkapan komputer yang kami pasarkan. Bersama surat ini kami lampirkan daftar barang beserta harganya masing-masing.

Jika perusahaan Anda menerima dan membutuhkan layanan kami, maka bisa langsung menghubungi melalui nomor telepon 0341-98xxx dan kami akan mengantarkan barangnya serta menginstalasi peralatan yang dibutuhkan. Kami juga akan memberikan harga khusus jika akumulasi pembelian lebih dari Rp 4.000.000,- (empat juta rupiah).

Kami berharap agar penawaran ini dapat dilanjutkan ke dalam suatu bentuk kerjasama yang menguntungkan kedua belah pihak. Apabila Saudara berminat, kami siap melakukan presentasi dan melakukan pembicaraan lebih lanjut. 

Demikian surat penawaran ini kami sampaikan, atas perhatiannya disampaikan terima kasih. 

Hormat kami,

Ahmad Subari

4.  Surat Pesanan

Yaitu : surat yang dibuat oleg pembeli dan dikirim kepada penjual untuk memesan produk barang atau jasa yang akan di beli.  Surat ini dilengkapi dengan nama produk, jumlah produk dan jenis barang yang dipesan berikut harganya atau disertai dengan cara pembayaran yang diinginkan.  Bila si pembeli melakukan pembayaran melalui bank, maka copy bukti pengiriman/transfer harus dilampirkan.

a contoh surat pesanan ATK

PT. SEGAR ALAM ABADI
Ruko Edelwis Permai Blok AB3 No. 4  Jl. Raya  Wangi Teh Melati Km. 3,8 Bandung 670977
Telp. 022 332769 Fax. 022 332766 Mobile. 09762467925
Website: www.segaralamabadi.com Email: info@segaralamabadi.com

Bandung,  20 April 2018

Nomor                 : 15/MAS-2/X/18
Perihal                 : Pesanan Barang

Kepada
Jaya Sukses
Jalan Jeruk Manis No. 5B
Kota Bandung

Dengan hormat,

Terima kasih kami sampaikan atas surat penawaran perusahaan Bapak/ Ibu No. 111/JS/X/2018 tanggal 15 April 2018 yang lalu. Bersama surat ini kami sampaikan bahwa kami tertarik dengan produk yang Bapak tawarkan, selanjutnya kami menetapkan untuk memesan barang-barang sebagai berikut:

1.    20 rim Kertas HVS 80gr

2.    30 rim kertas HVS 70 gr

3.    10 rim kertas HVS 100gr

4.    40 Box Pulpen Hitam Tipe 40

5.    20 Box Pensil Mekanik ukuran 0.5

6.    10 Box Refil  Pulpen Hitam

7.    5 Box Spidol Hitam Permanent

Penyerahan barang kami tunggu paling lambat tanggal 30 April 2018 dan pembayaran akan kami lakukan setelah barang kami terima. Atas perhatian Bapak/ Ibu,  kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Ahmad Wijaya

b.    Contoh surat pesanan barang elektronik

CV. MAJU MUNDUR
Jln. Ketang No. 10a
Yogyakarta

Yogyakarta, 20 April 2018

Nomor: 255/IM/IV/2018
Lampiran: –
Hal: Pesanan Barang Elektronik

Kepada PT. Elektro
Jln. Buntu No. 202
Jakarta

Dengan Hormat,

Berdasarkan informasi dari surat yang telah saudara ajukan, kami berkeinginan untuk memesan beberapa barang Elektronik sebagai berikut :

1.    22 Unit Kulkas

2.    20 Unit Mesin Cuci

3.    30 Unit TV

4.    10 Unit Kipas Angin

5.    5 Unit AC

Pembayaran kami lakukan secara kredit sesuai dengan ketentuan dari perusahaan saudara. Pembayaran pertama akan kami lakukan setelah menerima barang dalam keadaan baik.

Kami berharap bisa menerima barang secepat mungkin. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Ahmad Wijaya

5.  Surat pemberitahuan pengiriman barang.

Yaitu surat yang dikirim oleh pennjual kepada pembeli saat pesanan sudah dikirm kepada pembeli. Surat ini berfungsi untuk memberitahukan kepada pembeli bahwa pesanan sudah diterima dan diproses, sehingga transaksi suddah berjalan.  Biasanya surat seperti ini dibuat jika pengiriman barang secara partai besar dan jauh.

a.   Contoh Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang

PT. ELEKTRONIK MAJU

Jalan Buntu No. 20

Jakarta

Jakarta, 27 April 2018

Nomor       : 205/EM/IV/2018

Lampiran  : 2 (dua) lembar

Hal            : Pemberitahuan Pengiriman Barang

Kepada,

CV INGIN MAJU

Jalan Ketapang No. 10a

Banda Aceh

Dengan hormat,

Surat Saudara tertanggal 25 April 2018 dengan Nomor: 255/IM/IV/2014 perihal pesanan barang elektronik sudah kami terima dengan baik.

Dengan ini kami beritahukan bahwa barang pesanan telah kami kirim dengan paket kilat ELTEHA. Barang pesanan dikemas menggunakan pengepakan khusus dan kertas rumput agar tidak mengalami kerusakan ditengah perjalanan.

Bersama ini pula kami lampirkan packing list beserta faktur seharga Rp 255.000.000,00 (dua ratus lima puluh lima juta empat rupiah) atas pembelian :

1.    22 Unit Kulkas

2.    20 Unit Mesin Cuci

3.    30 Unit TV

4.    10 Unit Kipas Angin

5.    5 Unit AC

Bersama barang pesanan kami kirimkan pula hadiah langsung berupa 1 Unit TV Led Panasonic 20″ karena Saudara memesan sebelum tanggal 30 April 2018, sesuai dengan penawaran dari kami. Setelah barang diterima hendaknya pembayaran segera dilunasi.

Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

Ihsan Mandiri

b.   Contoh Surat Pengiriman Barang ATK

PT ERWIN ERYANSYAH

Jalan Melati Putih No.10 Telp.(0411) 21381

Makassar

Makassar, 27 April 2018

Hal : Pengiriman Barang

Nomor : 003/BS.4500/EE/IV/2018

Kepada

Yth. Pimpinan PT Fadel Maedika

Jalan Gatot Kaca No.210

Telp.(0410) 211021

Pangkep

Dengan Hormat,

Sehubungan dengan surat Saudara dengan Nomor : 060/BS.4400/FM/IV/2018, tertangal 25 April 2018 tentang pesanan berupa :

Bulpen     :        100 Lusin

Marker     :        100 Lusin

Kertas A4 :        100 RIM

Barang tersebut telah kami kirim sesuai dengan permintaan Saudara.

Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Ihsan Mandiri

6.  Surat Pengaduan atau surat klaim

Yaitu surat yang dibuat oleh pebeli setelah menerima barang pesanan dan telah mengecek keseluruhan barang, namun ada ketidak sesuaian dengan keinginan pembeli. Surat ini dibuat oleh pembeli jika terjadi masalah dengan produk yang diterimanya. Misalnya : kerusakan produk, jenis produk tidak sesuai, kwalitas produk kurang baik, kekurangan jumlah produk, dan lain-lain.

Untuk menyusun surat pengaduan, sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut ini :

a.    Hubungkan dengan nomor dan tanggal surat pesanan.

b.    Ungkapkan dengan bahasa yang sopan meskipun anda merasa tidak puas.

c.    Sebutkan jenis dan jumlah barang yang anda adukan.

d.    Jelaskan sebab-sebab atau alasan-alasan yang logis tentang pengaduan tersebut dengan bukti yang nyata.

e.    Jelaskan penyelesaian pengaduan yang anda kehendaki dengan tidak merugikan kedua belah pihak.

Contoh surat kalim :

TOKO INGIN MAJU

Jln. Ketapang No. 10a

Banda Aceh

30 Desember 2016

Nomor : 35/IM/IV/2016

Kepada

PT Elektronik Maju

Jln. Buntu No. 202

Jakarta

Hal         : Pengaduan Kerusakan Barang

Lamp     : 1 (satu) lembar faktur

Dengan hormat,

Barang pesanan dari Saudara yang berupa :

1. 22 Unit Kulkas

2. 20 Unit Mesin Cuci

3. 30 Unit TV

4. 10 Unit Kipas Angin

5. 5 Unit AC

Telah kami terima. Atas pelayanan Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Pada waktu barang pesanan dibuka, kami sedikit kecewa karena ternyata terdapat 5 Unit Kaca TV yang pecah sehingga tidak dapat dijual.

Oleh sebab itu dengan sangat menyesal, kami menyatakan bahwa 5 unit TV yang pecah akan kami kembalikan, kami mohon Saudara mengirimkan 5 unit TV yang baru. Bersama ini pula kami lampirkan faktur pembelian barang tersebut untuk lebih mempermudah penyelesaian persoalan tersebut.

Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

TOKO INGIN MAJU

IKHSAN

Pemilik

                                                (dikutip dari http://contohsurat45.blogspot.com)

7.  Surat Jawaban Pengaduan

Yaitu surat balasan atas diterimanya surat pengaduan /klaim. Surat ini ini harus segera dikirimkan guna menjaga hubungan kerjasama dan kepercayaan pelanggan. Penjual harus segera mengambil tindakan dengan menjawab surat tersebut serta meminta maaf kepada pembeli.  Penjual berjanji jikakedepannya akn lebih baik dan kejadian seperti itu tidak akan terulang lagi. Pihaak pendjual juga harus berusaha memenuhi keinginan pemmbeli sesuai dengan kesepakatan  bersama, sehingga tidak ada pihak yang dirugikan.

Contoh surat jawaban Pengaduan

PT. Karya Mandiri

Jln. Mawar No. 54

SURABAYA

=====================================================

Nomor  :  4/ADUAN/V/2016                                                           20 Mei 2016

Hal        :  Penggantian Kerusakan

Lamp    :  1 (satu) Lembar Faktur

Kepada

Yth. Pemilik Toko Elektronik Karya

Jln. Lawu No. 45

Kudus, Jawa Tengah

Dengan hormat,

Surat Saudara tertanggal 14 Mei 2016 dengan Nomor: 12/CS/V/34 mengenai perihal pengaduan kerusakan barang/produk, telah kami terima dengan penuh perhatian.

Sehubungan dengan surat Saudara tersebut, kami segera melakukan konfirmasi dan pengecekan. Berdasarkan kroscek yang kami lakukan ternyata karyawan kami telah melakukan kesalahan dalam proses kemas sehingga menyebabkan barang pesanan Saudara mengalami kerusakan. Atas kejadian tersebut, kami selaku badan usaha mohon maaf yang sebesar-besarnya dan akan lebih memperhatikan pesanan Saudara agar tidak ada kejadian berulang.

Kami akan mengirimkan 5 unit Oven yang baru sebagai bentuk penggantian barang pesanan Saudara yang mengalami kerusakan dan faktur asli pesanan atas nama Saudara.

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT. Karya Mandiri

Mahmud, SE

Manajer Pemasaran

                                                          (dikutip dari http://www.contohsuratmu.com)