Surat Resmi, pengertian, fungsi, struktur, ciri-ciri, jenis-jenis dan contoh-contohnya.

Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang dibuat oleh perseorangan, instansi, maupun organisasi tertentu, yang  bersifat resmi.

Ciri-Ciri Surat Resmi

a.       Menggunakan kop surat ( intansi, lembaga, organisasi)

Kop surat atau kepala surat adalah identitas dari instansi (perusahaan atau organisasi ) yng dilengkapi dengan alamat dan nomor telephon, email, fax dll.

b.      Mengunakan nomor surat, lampiran, dan perihal

Nomor Surat: nomor dokumentasi surat-surat yang dikeluarkan oleh suatu badan instansi, lembaga, maupun organisasi.

Nomor surat berfungsi :

-          Untuk membagi Penggolongan atau pengelompokan surat sesuai dengan jenis isi surat

-          Untuk memudahkan pencarian jika surat dibutuhkan

-          Untuk memudahkan penyimpanan administratif

-          Untuk memudahkan pengontrolan frekuensi pengiriman surat

Adapun saat  pembuatan nomor surat, hal yang harus diperhatikan antara lain yaitu :

-          Nomor surat dikeluarkan sesuai dengan urutan surat, dihitung sejak nomor akhir pembuatan surat

-          Kode kedudukan surat, missal KEl = Surat keluar

-          Bulan dan tahun pembuatan

-          Kode tujuan surat, missal SPK (Surat Perintah kerja )

Contoh

Nomor : 016/ SPK/II/2017

Keterangan :

016        : Menunjukkan surat ke -16

SPK       : Surat Perintah Kerja

II           : dibuat pada bulan ke-2 (Februari)

2017      : Dibuat pada tahun 2017

c.       Adanya lampiran dan perihal.:

Lampiran

Lampiran disertakan jika ada, namun jika tidak ada cukup diberi tanda (-)

d.      Menggunakan salam pembuka dan penutup resmi,

Salam pembuka dan penutup seperti: Hormat saya, Hormat kami, dan Assalamu’alaikum.

e.      Menggunakan Bahasa Baku

Bahasa baku adalah ragam bahasa yang yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dengan mengacu pada  Ejaan Bahasi Indonesia (EBI) serta Kamus Besar bahas Indonesia (KBBI ).

f.        Membubuhkan cap atau stempel

Cap atau stempel merupakan penguat dari tanda tangan suaru instansi tertentu atau perseorangan. Dibubuhkan diatas tanda tangan pengirim.

g.       Menggunakan format tulisan tertentu (Tidak bebas)

Format tulisan telah ditentukan pada bagian- bagian surat resmi, jadi tidak asal menulissurat.  Surat resmi merupakan surat yang terstruktur dengan format tertentu.

Fungsi Surat Resmi

1.    Sarana berkomunikasi

Surat digunakan sebagai alat komunikasi orang perorang maupun lembaga dengan lembaga tertentu. Surat resmidigunakan untuk menyampaikan pesan kepada orang lain maupun kelompok secara resmki.

1.    Sebagai dokumen tertulis

Surat  merupakan bukti penting dalam kegiatan dinas, maupun kegiatan resmi lainnya..

2.    Pedoman Kerja

Dengan adanya surat tersebut, hal – hal yang bersangkutan tentang pedoman kerja tertulis didalamnya.

3.    Menyampaikan pesan

Melalui surat, maka pesan dari pembuat surat akan diterima oleh penerima surat.

4.    Sebagai keterangan

Digunakan untuk menjelaskan keadaan atau keterangan tertentu oleh pengirim. Contohnya surat keterangan lulus, surat keterangan tidak mampu dan surat keterangan izin pendirian bangunan.

5.    Sebagai jaminan

Surat juga berfungsi sebagai jaminan keamanan ataupun jaminan tertentu, untuk melindungi yang bersangkutan. Misalnya surat perjanjian digunakan sebagai jaminan tanggung jawab antara pihak satu dan yang lainnya

Struktur Surat Resmi

1.       Kepala atau kop surat

Dalam pembuatan surat resmi, kop surat harus disertakan karena kop surat merupakan identitas lembaga organisasi yang terdiri atas: Logo atau lambang lembaga atau instansi (jika ada), Nama Instansi,  Alamat Instansi dan Nomor telepon, faximile atau email.

2.       Nomor surat

Pada umumnya nomor surat berisi nomor urut, kode, bulan dan tahun pembuatan surat.

3.       Tanggal penulisan surat

Penulisan tanggal ini bertujuan supaya penerima dapat  mengetahui kapan surat ini dibuat serta mengetahui masa berlakunya surat tersebut. 

4.       Lampiran yang disertakan

Lampiran berfungsi untuk menunjukkan bahwa terdapat dokumen yang disertakan pada surat tersebut

5.       Perihal

Menunjukkan kepada penerima mengenai pokok isi surat, dengan begitu penerima segera mengetahui tujuan surat tersebut.

6.       Alamat tujuan

Hal yang paling penting dalam penulisan surat adalah kepada siapa surat tersebut ditujukan.

Jenis-jenis Surat Resmi

1.       Surat Undangan

Surat undangan yaitu surat  untuk mengundang seseorang atau instansi dalam rangka acara/kegiatan  tertentu. Seperti surat undangan rapat, undangan pernikahan, undangan seminar, undangan diskusi  dan surat undangan acara yang lainnya.

Contoh surat undangan rapat :

ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH(OSIS)

SMK N 1 REMBANG

Jalan Gajahmada 1 Rembang

***************************************************************************

No.                  : ....

Lampiaran       : -

Perihal             : Undangan Rapat

Yang terhormat,

Pengurus OSIS SMK N 1 Rembang

Di tempat

    Assalamualaikum Wr. Wb.

    Sehubungan dengan akan dilaksanakannya kegiatan bakti sosial oleh OSIS SMK N 1 Rembang, maka dengan ini kami mengundang seluruh pengurus OSIS SMK N 1 Rembang untuk hadir pada acara rapat persiapan yang akan dilaksanakan pada :

Hari, tanggal       : Kamis, 15 Desember 2016

Waktu                    : 12.30 - Selesai

Tempat                 : Ruang OSIS

Agenda    :

1. Pembentukan Panitia Bakti Sosial

                2. Evaluasi Mingguan

Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.

Wassalamualaikum Wr. Wb.

Rembang, 19 September 2018

Ketua OSIS                                                                                                                                          Sekretaris

Ahmad Ridlo                                                                                                                      Joko Riyono

Mengetahui,

Pembina OSIS

(dikutip dari http://www.contohsuratmu.com)

Drs. Heri Susetyo

2.       Surat Panggilan

Surat ini berfungsi untuk memanggil seseorang atau instansi kepada instansi lain untuk kepentingan tertentu. Seperti surat panggilan kerja, surat panggilan interview , surat panggilan kepada orangtua murid.wali murid, DLL.

Contoh surat panggilan:

PEMERINTAH KABUPATEN ACEH BESAR

DINAS PENDIDIKAN

SMA NEGERI 1 INGIN JAYA

Alamat: Jln. Tgk. Cot Malem Lubuk Aceh Besar

Aceh Besar, 15 Mei 2017

Nomor     : 324/1345/III.1.2/SMAN.1/17/TBB/2017                                      

Lampiran : -

Prihal       : Panggilan Orang Tua/ Wali murid

Kepada :

Yth. Orang Tua/ Wali murid

Subhan Kelas X.2

di Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan proses pembelajaran Putra Bapak/Ibu/saudara, maka kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu/saudara pada :

Hari  dan Tanggal                     : Senin, 22 Mei 2017

Waktu                                          : 10.00 WIB

Tempat                                        : SMA Negeri 1 Ingin Jaya Aceh Besar

Kepentingan                              : Konsultasi dengan Orang Tua/Wali Murid

Demikian Surat Panggilan ini kami sampaikan, atas kehadiran Bapak/Ibu/saudara kami ucapkan terima kasih.

Mengetahui,

Kepala Sekolah                                                                                         Konselor Sekolah,

Januar, S.Pd                                                                                               Safriani, S.Pd

NIP.194509101988032006                                                                  

(dikutip dari www.contohsuratbagus.com)

3.       Surat Edaran

Surat edaran adalah surat yang dbuat oleh suatu instansi tertentu yang berisi informasi untuk kalangan tertentu.

Contoh Contoh Surat Edaran Pemeritahuan Ujian Semester

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 12 SURAKARTA
Jl. Kusuma Bangsa, Ds. Tanah Merah Kec. Mangga satu Kab. Surakarta 45512
Kontak: 0819 8769 3785 – 0831 2245 2235

Surakarta, 14 Maret 2018

Nomor      : 017 – LPCS/ V / 2018
Lampiran : –
Hal           : Pemberitahuan Ujian Semester Genap

Kepada Yth.
Orang tua/wali murid SMK N 12 Surakarta
DiTempat

Assalamu’alaikum Wr.Wb.

Salam teriring do’a kami panjatkan semoga kita kita semua selalu berada dalam lindungan Allah SWT. Amien.

Mengingat akan diadakannya ujian Semester Ganjil di Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Negeri 12 Surakarta pada tanggal 19 Maret 2018 s.d 24 Maret 2018, maka dengan ini kami beritahukan kepada orang tua/wali murid untuk segera menyelesaikan administrasi sebagai berikut :

1.     Melunasi SPP dari bulan Juli s.d Desember 2017

2.     Melunasi uang LKS

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami sampaikan terima kasih.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb

Hormat Kami,
Kepala SMK Negeri 12 Surakarta,

Budi Seto, MM

(dikutip dari www.suratresmi.id)

4.       Surat Keputusan

Surat keputusan adalah Surat yang dibuat oleh instansi yang berisi tentang keputusan tertentu kepada  anggotanya. Semisal Surat Keputusan Pengangkatan Karyawan, Surat Keputusan Pengangkatan Pengurus. Surat ini biasanya di singkat dengan sebutan SK.

Contoh surat keputusan atau SK

SURAT KEPUTUSAN

No. 01/SK/II.-HRD/I/16

Perihal : Pengangkatan Karyawan Tetap


Setelah melakukan beberapa tahapan evaluasi terhadap kinerja Saudara Agung Laksana terhitung mulai tanggal 10 Januari 2011 dengan jabatan sebagai pegawai sementara PT. Lautan Emas dibagian Administrasi Pergudangan, maka dengan ini PT Lautan Emas menganggap Sdr. telah memenuhi kriteria untuk diangkat menjadi karyawan tetap dengan ketentuan sebagai berikut:

Menimbang       :  berdasarkan pengamatan dan penilaian yang obyektif  Sdr. Agung Laksana
Mengingat         :  berdasarkan Anggaran Dasar dan Peraturan Perusahaan PT. Lautan Emas
Memperhatikan :  kebutuhan akan sumber daya manusia di PT. Lautan Emas

MEMUTUSKAN

Mengangkat Saudara Agung Laksana sebagai Kepala Pergudangan, Bila mana dikemudian hari ditemukan kesalahan dengan diterbitkannya Surat Keputusan ini, maka pihak perusahaan akan melakukan penyesuaian ulang sebagaimana mestinya.


                                                 Di tetapkan di Jakarta pada tanggal : 1 September 2018

                                                                                    PT. Lautan Emas

                                                                                     Soemardi Sanjoyo
                                                                                       Manager HRD

(dikutip dari contohsuratmu.blogspot.com)

5.       Surat Perintah

Surat perintah adalah surat yang dibuat oleh instansi tertentu kepada anggotanya yang berisi  perintah tertentu.

Contoh surat perintah kerja

PT. SUMBER ALAM SENTOSA

Jl. Kebun Teh Km. 5,7 Bandung 568426

Telp. 022 345378 Fax. 022 545896 Mobile. 081764537763

Website: www.sumberalamsentosa.com Email: info@sumberalamsentosa.com

SURAT PERINTAH KERJA

Nomor : 58/SPK/VII/2016

Dalam rangka memenuhi keperluan karyawan di kantor cabang Yogyakarta, maka Direktur PT. Sumber Alam Sentosa memberi perintah kepada:

Nama                                   : Novan Antonio
NIP                                      : 98231303
Alamat                                : Jl. Panjang Timur no.3A Kota Bandung
Jabatan                                : Staf Sirkulasi
Departemen                         : General Affair

Untuk melaksanakan pekerjaan bagian sirkulasi barang dengan ketentuan sebagai berikut:

1. Masa tugas selama berada di kantor Cabang Yogyakarta adalah selama 5 (lima) bulan, setelah lima bulan pekerjaan selesai, maka diharuskan untuk langsung kembali ke kantor pusat di Bandung
2. Jika pekerjaan telah selesai sebelum jangka waktu yang ditentukan, maka karyawan tersebut harus tetap langsung kembali ke kantor pusat di Bandung.
3. Jika pekerjaan belum selesai dalam jangka waktu yang ditentukan, maka diberikan waktu tambahan selama 1 (satu) bulan
4. Pekerjaan yang tidak selesai dalam jangka waktu yang ditentukan akan dikenakan sanksi
5. Pekerjaaan yang selesai tepat waktu atau sudah selesai sebelum jangka waktu yang ditentukan, maka akan diberikan bonus tambahan di luar gaji.

Surat perintah ini diberikan kepada Saudara yang bersangkutan untuk dapat dilaksanakan sebagaimana mestinya.

Bandung, 13 Agustus 2016
PT. Sumber Alam Sentosa 

Adi Mahesa
Direktur Utama

(dikutip dari http://www.contohsuratmu.com)

6.    Surat Kuasa

Surat Kuasa adalah surat yang berisi tentang pemberian wewenang dari instansi atau perseorangan  kepada orang lain untuk melakukan suatu tindakan tertentu.  Seperti surat kuasa pengambilan uang di Bank.

Contoh surat kuasa pengambilan uang di bank:

SURAT KUASA KHUSUS

Yang bertandatangan di bawah ini :

Nama	:	Surya Darma
Pekerjaan	:	Wiraswasta
No. KTP	:	34985739457
Alamat	:	Jl. Sari Rejo No. 123 Surabaya

Dengan ini memberi kuasa penuh kepada :

Nama	:	Sutinah
Pekerjaan	:	Pegawai Swasta
No. KTP	:	34906830985
Alamat	:	Jl. Bunga Kamboja No. 123 Surabaya

Untuk mengambil uang secara tunai sejumlah Rp 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah) pada rekening Bank Kesejahteraan Bersama (BKB) milik saya dengan data sebagai berikut :

No. Rekening	:	34958359
Atas Nama	:	Surya Darma
Nama Bank	:	Bank Kesejahteraan Bersama (BKB)

Segala resiko yang terjadi menjadi tanggun jawab saya selaku pemberi kuasa. Demikianlah surat kuasa ini saya buat dengan penuh kesadaran dan tanpa paksaan dari pihak manapun.

Surabaya, 27 Februari 2018,
Yang Memberi Kuasa,

Surya Darma

(dikutip dari www.suratresmi.id)

7.       Surat Perjanjian Kontrak Kerja

Surat ini dibuat oleh suatu perusahaan untuk perjanjian kontrak kerja dengan calon karyawan. Berisi tentang pernjanjian hak dan kewajiban antara perusahaan dan calon karyawan.

Contoh surat perjanjian kontrak kerja

SURAT PERJANJIAN KERJA

UNTUK WAKTU TERTENTU ( KONTRAK )

No. 171/ SPK-01 / Jan/ 2015

Pada hari Senin Tanggal 2 bulan Januari tahun 2015 telah dibuat dan disepakati perjanjian kerja antara :

Nama                                    : PT. Suara Magazine

Alamat                                 : Jl. Senopati Utama A8 07-09, Jakarta Selatan.

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama PT. Gadis Magazine yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA

Nama                                    : Fransiska Frensia

Tempat/Tgl lahir              :  Jl. Puri Kembangan Barat Daya A7 No. 56, 11789. Jakarta Barat, Indonesia.

Alamat                                 : Social Media Officer

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama diri sendiri, yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA.

Kedua belah pihak sepakat untuk mengikatkan diri dalam Perjanjian Kerja Untuk Waktu Tertentu ( Kontrak ) dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut :

PASAL 1

1.       PIHAK PERTAMA menerima dan mempekerjakan PIHAK KEDUA sebagai  :

Status: Karyawan Kontrak Nama Perusahaan

Masa Kontrak: 6 bulan

Jabatan / Unit kerja: Social Media Officer

PASAL 2

1.       PIHAK KEDUA bersedia menerima dan melaksanakan tugas dan tenggung jawab tersebut serta tugas-tugas lain yang diberikan PIHAK PERTAMA dengan sebaik-baiknya dan rasa tanggung-jawab

2.       PIHAK KEDUA bersedia tunduk dan melaksanakan seluruh ketentuan yang telah diatur baik dalam Pedoman Peraturan dan Tata Tertib Karyawan maupun ketentuan lain yang menjadi Keputusan Direksi dan Managemen Perusahaan.

3.       PIHAK KEDUA bersedia menyimpan dan menjaga kerahasiaan baik dokumen maupun informasi milik PIHAK PERTAMA dan tidak dibenarkan memberikan dokumen atau informasi yang diketahui baik secara lisan maupun tertulis kepada pihak lain.

4.       Waktu kerja PIHAK KEDUA adalah 7 ( tujuh ) jam sehari atau 40 ( empat puluh ) jam seminggu dan memperoleh hak istirahat mingguan selama 1 ( satu ) hari dalam seminggu.

5.       PIHAK KEDUA bersedia bekerja melebihi waktu yang telah ditetapkan apabila diperlukan oleh PIHAK PERTAMA.

6.       PIHAK KEDUA wajib mengikuti / masuk kerja pada saat pelaksanaan proses pengecoran baik di dalam maupun diluar jam kerja kecuali dengan alasan yang patut dan mendapat ijin tertulis dari Site Manager Proyek.

7.       PIHAK KEDUA wajib  menggunakan perlengkapan K3L selama menjalankan tugas pekerjaannya.

8.       PIHAK KEDUA bersedia ditempatkan dimana saja apabila sewaktu-waktu ditugaskan oleh Perusahaan.

9.       PIHAK KEDUA bertanggung jawab penuh terhadap peralatan kerja PIHAK PERTAMA dan wajib menjaganya dengan sebaik mungkin.

PASAL 3

1.       Selama Kontrak berlangsung PIHAK PERTAMA dapat memutuskan hubungan kerja dengan PIHAK KEDUAsecara sepihak apabila ternyata :

2.       PIHAK KEDUA melakukan pelanggaran dari ketentuan pasal 2 Surat Perjanjian Kerja ini setelah sebelumnya mendapat tegoran dan peringatan secara patut sesuai dengan prosedur dan ketentuan perusahaan

3.       PIHAK KEDUA tidak dapat menjalankan tugas, target atau sasaran kerja yang telah ditetapkan oleh PIHAK PERTAMA.

4.       PIHAK KEDUA terlibat baik langsung maupun tidak langsung dalam tindak pencurian dan atau penggelapan harta / aset perusahaan maupun tindak kejahatan yang diancam dengan Hukum Pidana dan atau Hukum Perdata Republik Indonesia.

5.       PIHAK PERTAMA dalam hal ini Perusahaan berada dalam situasi dan kondisi yang tidak memungkinkan lagi untuk mempekerjakan PIHAK KEDUA akibat memburuknya kinerja Perusahaan.

6.       PIHAK KEDUA tidak hadir bekerja selama 5 ( lima ) hari berturut-turut tanpa pemberitahuan dan atau keterangan dengan bukti yang sah.

PASAL 4

1.       PIHAK KEDUA berhak atas upah / gaji dari pekerjaan yang dilakukannya dari PIHAK PERTAMA sebagai berikut :

Gaji Pokok:  Rp. 2.750.000,00

Tunjangan Umum:  Rp. 1.000.000,00

Tunjangan Pengobatan:  Rp. 1.ooo.ooo,00

2.       PIHAK KEDUA berhak atas insentif pada setiap bulan sebesar Rp. 250.000,00

3.       PIHAK KEDUA berhak atas uang makan sebesar Rp25.000,- perhari sesuai jumlah kehadiran / presensi

4.       PIHAK KEDUA berhak atas insentif sebagai pengganti hari libur sebesar Rp100.000,- perhari apabila Perusahaan memerlukannya untuk masuk dan bekerja oleh sebab tuntutan schedule kerja di lapangan.

PASAL 5

6.       PIHAK PERTAMA wajib membayarkan upah / gaji kepada PIHAK KEDUA sebagaimana tersebut pada pasal 4 ayat 1,2,3 dan 4 yang dilaksanakan per-bulan sesuai dengan ketentuan PT. Suara Magazine dengan tidak mengesampingkan kondisi-kondisi tertentu yang mungkin terjadi dimana PIHAK PERTAMA membutuhkan kerjasama dan kesadaran PIHAK KEDUA demi kesinambungan perusahaan .

PASAL 6

1.       Surat Perjanjian Kerja ini berlaku sejak tanggal 02 Januari 2015 hingga berakhirnya seluruh proses kegiatan dan keikut sertaan PT. Gadis Magazine dalam proyek branding XXX Group

2.       Surat Perjanjian Kerja ini dapat dibatalkan dan atau menjadi tidak berlaku antara lain karena :

a.       Jangka waktu yang diperjanjikan sebagaimana tersebut dalam ayat 1 telah berakhir.

b.      Diakhiri oleh kedua belah pihak walaupun jangka waktu belum berakhir.

c.       Dilakukannya pemutusan hubungan kerja oleh PIHAK PERTAMA karena hal-hal sebagaimana   diatur  dalam Pasal 3 Surat Perjanjian Kerja ini.

d.      PIHAK KEDUA  meninggal dunia.

3.       Apabila PIHAK KEDUA berniat untuk mengundurkan diri maka Ia wajib mengajukan surat pengunduran diri kepada PIHAK PERTAMA sekurang-kurangnya 1 ( satu ) bulan sebelumnya.

4.       PIHAK PERTAMA tidak berkewajiban untuk memberikan uang pesangon , uang jasa , atau ganti kerugian apapun kepada PIHAK KEDUA setelah berakhirnya masa kerja untuk waktu tertentu (kontrak).

5.       PIHAK KEDUA wajib mengembalikan seluruh sarana dan prasarana kerja milik PIHAK PERTAMA dalam keadaan baik serta menyelesaikan seluruh tanggung jawab yang diemban PIHAK KEDUA kepada PIHAK PERTAMA pada saat berakhirnya masa kerja waktu tertentu ( kontrak ) dan atau berakhirnya hubungan kerja.

PASAL 7

1.       Surat Perjanjian Kerja untuk Waktu Tertentu ini dibuat dan ditandatangani oleh kedua belah pihak dengan tanpa ada pengaruh dan atau paksaan dari siapapun serta mengikat kedua belah pihak untuk mentaati dan melaksanakannya dengan penuh tanggung jawab.

2.       Apabila dikemudian hari Surat Perjanjian Kerja ini ternyata masih terdapat hal-hal yang sekiranya bertentangan dengan Peraturan Perundang-undangan Ketenagakerjaan Republik Indonesia dan atau perkembangan Peraturan PT. Suara Magazine, maka akan diadakan peninjauan dan penyesuaian atas persetujuan kedua belah pihak.

3.       Surat Perjanjian ini dibuat dan ditandatangani oleh kedua belah pihak di Jakarta pada tanggal, bulan dan tahun seperti tersebut diatas dalam rangkap 2 ( dua ) yang memiliki kekuatan hukum yang sama dan dipegang oleh masing-masing pihak.

PIHAK PERTAMA                                                                                                          PIHAK KEDUA

Nama Perusahaan

PT Suara Magazine                                                                                               Fransiska Frensia

Direktur

(dikutip dari contohsurat.org)

Semoga bermanfaat ..